Test Vehicle Privacy Notice

(Version française au bas de cette page)

1. Introduction

This Test Vehicle Privacy Notice (“Notice”) explains how information that directly or indirectly identifies you (“Personal Information”) may be collected by test vehicles (“Vehicles”) to be used, stored and communicated (collection, use, storage and communication referred to as “Processing”) by LeddarTech Holdings Inc. or its affiliates (“LeddarTech,” “we” or “us”) within the scope of developing and training our software and products. This Notice also describes your Personal Information protection rights and how to exercise them.

Some provisions may exceed regulatory requirements. In such circumstances, LeddarTech has full discretion with respect to their application.

2. Notice Requirements

2.1 Accountability: Who Is Responsible for My Personal Information?

LeddarTech is responsible for the Personal Information we Process. We have appointed a Data Privacy Officer (“DPO”) to oversee compliance with applicable Personal Information protection legislation.

2.1.1LeddarTech Contact Details

4535, boul. Wilfrid-Hamel, Suite 240
Québec, QC, G1P 2J7, Canada
+ 1-418-653-9000

2.1.2 Contact Details of Our DPO

David Torralbo
4535, boul. Wilfrid-Hamel, Suite 240
Québec, QC, G1P 2J7, Canada
+ 1-418-653-9000
[email protected]

2.2 What Personal Information Do We Process?

Depending on the project, the Vehicles may collect some or all of the following information for Processing by LeddarTech:

(a) Facial and other biometric information such as movement and behaviour of individuals within the Vehicles’ vicinity.

(b) Licence plates and other characteristics of other vehicles and objects in the Vehicles’ vicinity.

(d) Additional data: From other sensor systems as well as GPS position and timestamp of data acquisition.

2.3 Why Do We Process Your Personal Information?

LeddarTech Processes your Personal Information to research, develop and test driver assistance systems, automated driving, driving functions and other services, and to document these processes.

2.4 How Do We Collect and Process Your Personal Information?

LeddarTech’s Vehicles are equipped with camera systems with different detection directions, focal lengths and sensor technologies, external microphones, and other sensor systems. These systems collect, process and store video, image and audio information from the Vehicle’s environment to develop perception solutions.

2.5 Do We Share Your Personal Information?

LeddarTech will only share your Personal Information with the following types of recipients:

(i) Our partners for the research and development purposes described in this Notice. For more information on each partner, we invite you to consult the relevant Press Releases by the Company at https://leddartech.com/news/;

(ii) With courts, law enforcement authorities, regulators, government officials or attorneys or other parties where it is reasonably necessary for the establishment, exercise or defense of a legal or equitable claim, or for the purposes of a confidential alternative dispute resolution process;

(iii) With suppliers and service providers whom we engage within or outside of LeddarTech, domestically or abroad (in particular, IT service providers and service providers for data preparation/data analysis), to Process Personal Information for the research and development purposes listed above on our behalf and in accordance with our instructions only; and

(iv) If we engage in a commercial or business transaction –as defined by applicable privacy legislation–, in which case we may disclose your Personal Information to the prospective seller or buyer of such business or assets to whom we assign or novate any of our rights and obligations.

PLEASE NOTE: LeddarTech, its third-party service providers and other third parties to whom we disclose information under the Notice may perform activities outside of Canada.

Any Personal Information that is Processed in countries outside of Canada may be subject to the laws of those countries (e.g., where a third-party service provider operates internationally). As a result, Personal Information may be disclosed in response to valid demands or requests from government authorities, courts or law enforcement officials in countries outside of Canada.

You may seek additional information regarding the Processing of your Personal Information outside of Canada by contacting our DPO at the contact details found in Subsection 2.1.2 above.

For EU residents, if Personal Information is transferred to recipients outside the EU, the transfer shall only take place either to recipients in jurisdictions that benefit from an adequacy decision in accordance with Article 45 of the General Data Protection Regulation (EU) 2016/679 (“GDPR”), on the basis of appropriate guarantees within the meaning of Article 46 of the GDPR or as otherwise permitted by law.

2.6 How Long Do We Retain Your Personal Information?

LeddarTech will not retain Personal Information longer than is necessary to fulfill the purpose for which it was collected. As this purpose varies depending upon the Personal Information involved, we invite you to contact our DPO for any inquiries pertaining specifically to you.

Upon expiry of the applicable retention period, we will securely destroy your Personal Information in accordance with applicable laws and regulations and with our Document Retention Policy.

2.7 What Are Your Rights?

You have various rights with respect to our Processing of your Personal Information:

(a) Access: You have the right to request whether we hold Personal Information on you and to request a copy of such information. There are exceptions to this right, so that access may be denied if, for example, making the information available to you would reveal Personal Information about another person, or if we are legally prevented from disclosing such information.

(b) Accuracy: We aim to keep your Personal Information accurate, current and complete. You have the right to request that we correct any inaccurate information that we Process about you. For video, image and audio information, this right can usually only be implemented by deletion.

(c) Withdraw consent: If you have provided your consent to the Processing of your Personal Information, you have the right to fully or partly withdraw your consent.

(d) Complaints: Although we would rather you speak to us first, if you believe that your Personal Information protection rights may have been violated, you always have the right to lodge a complaint with the applicable supervisory authority, or to seek a remedy through the courts.

(e) Rights for Quebec residents: If you reside in the province of Quebec, in certain circumstances, you may also have: (i) the right to request that we cease disseminating your Personal Information, (ii) the right to request that we de-index any hyperlink attached to your name that provides access to information by a technological means; (iii) the right to request that we re-index a link providing access to information; or (iv) the right to request that we communicate to you, as well as to any person or body authorized by law to collect such information, any computerized Personal Information collected from you in a commonly used technological format.

(f) Rights of EU residents: In addition to the rights listed in (a) to (d) above, EU residents also have (i) the right to request the deletion of Personal Information (right to erasure); (ii) the right to request a restriction on the Processing of their Personal Information (right to restriction of processing); and (iii) the right to object to the Processing of their Personal Information (right to object). Given the nature of the Processing, however, these rights, along with those described in (a) to (d) above, may be subject to additional restrictions, for example if the exercise and performance of these rights are likely to seriously impede or render the realisation of research purposes impossible. In this case, the restriction is necessary for the performance of those research purposes. This special limitation and its conditions arise, in particular, from Articles 17 and 89 of the GDPR.

PLEASE NOTE: LeddarTech’s Processing of Personal Information does not require the identification of the individual beyond the recorded video, image and audio data. Consequently, the exercise of the rights listed above may require additional information from the individual, in particular, information on the location and time at which the individual believes their Personal Information was collected. This additional information may be necessary to determine whether a specific individual’s Personal Information was Processed and to exercise the above rights. If you cannot provide the required information, we might not be able to retrace your information.

You may enquire about your Personal Information or exercise any of the above rights by contacting our DPO or using our DSAAR form. We will generally respond to all access requests within 30 days of the receipt of all necessary information. In circumstances where we are not able to provide access, or if additional time is required to fulfill a request, we will advise you in writing.

We may not release certain types of information based upon exemptions specified in applicable laws. Where possible, we will sever the information that will not be disclosed and provide you with access to the remaining information. Should we be unable to provide access to or disclose Personal Information to you, we will provide you with an explanation, subject to restrictions.

In certain circumstances, such as where the request is excessive or unfounded, we may charge you an administration fee for access to your Personal Information. We may also charge for additional copies. We will advise you of any fees before proceeding with a request.

3. Additional Information for EU Residents

3.1 Automated Decision Making

The Processing does not qualify as automated decision making in individual cases or profiling within the meaning of Article 22 of the GDPR.

3.2 Legal Basis for Processing

The primary legal basis for Processing is the “protection of legitimate interest” in accordance with Article 6(1)(f) of the GDPR. We have a legitimate interest in researching, developing and testing our perception solutions. The conflicting interest, fundamental rights and freedoms of the persons concerned do not predominate, since a name or other personal identification of an individual is neither necessary nor provided for and in most cases not possible. We also take administrative, technical and organisation measures to ensure our Processing of the information complies with applicable legislation including the GDPR.

4. Maintenance and Review

The Notice is effective March 1, 2024 and supersedes all prior versions.

LeddarTech reserves the right to interpret the Notice at its sole discretion and to make changes as it deems appropriate from time to time without the requirement of advanced notice.

Personal Information protection legislation continues to evolve and, as a result, this Notice may be amended by us from time to time at our full discretion without any prior notice or liability to you or any other persons. The Processing of your Personal Information by us will be governed by the version of this Notice in effect at that time.

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Avis de confidentialité relatif à un véhicule d’essai

1. Introduction

Le présent Avis de confidentialité relatif à un véhicule d’essai (« Avis ») explique comment les renseignements qui vous identifient directement ou indirectement (« Renseignements personnels ») peuvent être recueillis par les véhicules d’essai (« Véhicules ») pour être utilisés, stockés et communiqués (collecte, utilisation, stockage et communication, ci-après, « Traitement ») par LeddarTech Holdings Inc. ou ses sociétés affiliées (« LeddarTech », « nous » ou « nos ») dans le cadre du développement de nos logiciels et produits et de la formation associée. Cet Avis décrit également vos droits en matière de protection des Renseignements personnels et comment les exercer.

Certaines dispositions peuvent aller au-delà des exigences réglementaires. Dans ce cas, LeddarTech a toute latitude pour les appliquer.

2. Exigences de l’Avis

2.1 Responsabilité : qui est responsable de mes Renseignements personnels?

LeddarTech est responsable des Renseignements personnels que nous Traitons. Nous avons nommé un responsable de la confidentialité des données (« RPD ») pour superviser la conformité avec la législation applicable en matière de protection des Renseignements personnels.

2.1.1Coordonnées de LeddarTech

4535, boulevard Wilfrid-Hamel, bureau 240
Québec, QC, G1P 2J7, Canada
+ 1-418-653-9000

2.1.2 Coordonnées de notre RPD

David Torralbo
4535, boulevard Wilfrid-Hamel, bureau 240
Québec, QC, G1P 2J7, Canada
+ 1-418-653-9000
[email protected]

2.2 Quels Renseignements personnels Traitons-nous?

Selon le projet, les Véhicules peuvent recueillir une partie ou la totalité de l’information qui suit pour Traitement par LeddarTech :

(a) Information faciale et autre information biométrique tels que les mouvements et le comportement de personnes à proximité des Véhicules.

(b) Plaques d’immatriculation et autres caractéristiques d’autres véhicules et objets à proximité des Véhicules.

(d) Données supplémentaires : provenant d’autres systèmes de capteurs ainsi que la position GPS et l’horodatage de l’acquisition des données.

2.3 Pourquoi Traitons-nous vos Renseignements personnels?

LeddarTech traite vos Renseignements personnels pour rechercher, développer et tester des systèmes d’aide à la conduite et de conduite automatisée, des fonctions de conduite et d’autres services, et pour documenter ces processus.

2.4 Comment recueillons-nous et Traitons-nous vos Renseignements personnels?

Les Véhicules de LeddarTech sont équipés de systèmes de caméras avec différentes directions de détection, distances focales et technologies de capteurs, des microphones externes et d’autres systèmes de capteurs. Ces systèmes recueillent, Traitent et stockent des données vidéo, graphiques et audio provenant de l’environnement du Véhicule pour développer des solutions de perception.

2.5 Partageons-nous vos Renseignements personnels?

LeddarTech ne partagera vos Renseignements personnels qu’avec les types de destinataires suivants :

(i) Nos partenaires aux fins de recherche et de développement décrites dans le présent Avis. Pour plus d’information sur chaque partenaire, nous vous invitons à consulter les communiqués de presse pertinents de la Société à l’adresse https://leddartech.com/fr/nouvelles/;

(ii) Les tribunaux, les autorités chargées de l’application de la loi, les régulateurs, les représentants du gouvernement, les avocats ou d’autres parties lorsque cela est raisonnablement nécessaire pour l’établissement, l’exercice ou la défense d’une réclamation légale ou équitable, ou aux fins d’une procédure alternative confidentielle de résolution des litiges;

(iii) Les fournisseurs et les prestataires de services que nous engageons au sein ou en dehors de LeddarTech, au pays ou à l’étranger (notamment, les prestataires de services informatiques et les prestataires de services de préparation ou d’analyse des données), pour Traiter les Renseignements personnels aux fins de recherche et de développement énumérées ci-dessus en notre nom et conformément à nos instructions uniquement; et

(iv) Si nous effectuons une transaction commerciale –telle que définie par la législation applicable en matière de confidentialité–, auquel cas nous pouvons divulguer vos Renseignements personnels au vendeur ou à l’acheteur potentiel de cette entreprise ou de ces actifs à qui nous cédons ou novons l’un de nos droits et obligations.

VEUILLEZ NOTER : LeddarTech, ses prestataires de services tiers et d’autres tiers à qui nous divulguons des renseignements en vertu de l’Avis peuvent exercer des activités à l’extérieur du Canada.

Les Renseignements personnels qui sont Traités dans des pays autres que le Canada peuvent être soumis aux lois de ces pays (p. ex., lorsqu’un prestataire de services tiers exerce ses activités à l’échelle internationale). Par conséquent, les Renseignements personnels peuvent être divulgués en réponse à des demandes valables émanant d’autorités gouvernementales, de tribunaux ou d’agents responsables de l’application de la loi dans des pays autres que le Canada.

Vous pouvez demander de l’information complémentaire concernant le Traitement de vos Renseignements personnels en dehors du Canada en communiquant avec notre RPD aux coordonnées indiquées à la sous-section 2.1.2 ci-dessus.

Pour les résidents de l’UE, si des Renseignements personnels sont transférés à des destinataires en dehors de l’UE, le transfert ne se fera qu’à des destinataires situés dans des juridictions bénéficiant d’une décision d’adéquation conformément à l’article 45 du Règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 ( « RGPD »), sur la base de garanties appropriées au sens de l’article 46 du RGPD ou dans la mesure permise par la loi.

2.6 Combien de temps conservons-nous vos Renseignements personnels?

LeddarTech ne conservera pas les Renseignements personnels plus longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels ils ont été recueillis. Cette finalité variant en fonction des Renseignements personnels concernés, nous vous invitons à communiquer avec notre RPD pour toute demande vous concernant spécifiquement.

À l’expiration de la période de conservation applicable, nous détruirons en toute sécurité vos Renseignements personnels conformément aux lois et réglementations applicables et à notre Politique de conservation des documents.

2.7 Quels sont vos droits?

Vous disposez de divers droits concernant le Traitement de vos Renseignements personnels par nos soins :

(a) Accès : vous avez le droit de demander si nous détenons des Renseignements personnels vous concernant et d’en demander une copie. Il existe des exceptions à ce droit, de sorte que l’accès peut être refusé si, par exemple, le fait de mettre les renseignements à votre disposition révélerait des Renseignements personnels concernant une autre personne, ou si nous sommes légalement empêchés de divulguer ces renseignements.

(b) Exactitude : nous visons à maintenir vos Renseignements personnels exacts, à jour et complets. Vous avez le droit de nous demander de corriger tout Renseignement personnel inexact que nous Traitons à votre sujet. Pour des données vidéo, graphiques et audio, ce droit ne peut généralement être exercé que par suppression.

(c) Retrait du consentement : si vous avez donné votre consentement au Traitement de vos Renseignements personnels, vous avez le droit de le retirer totalement ou partiellement.

(d) Plaintes : même si nous préférons que vous vous adressiez d’abord à nous, si vous pensez que vos droits en matière de protection des Renseignements personnels ont été violés, vous avez toujours le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de surveillance compétente ou de demander réparation devant les tribunaux.

(e) Droits des résidents du Québec : si vous résidez dans la province de Québec, dans certaines circonstances, vous pouvez également avoir : (i) le droit de demander que nous cessions de diffuser vos Renseignements personnels, (ii) le droit de nous demander de désindexer tout lien hypertexte attaché à votre nom permettant d’accéder à des renseignements par un moyen technologique; (iii) le droit de nous demander de réindexer un lien donnant accès à des renseignements; ou (iv) le droit de nous demander de vous communiquer, ainsi qu’à tout individu ou organisme autorisé par la loi à recueillir de tels renseignements, tout Renseignement personnel informatisé recueilli auprès de vous dans un format technologique couramment utilisé.

(f) Droits des résidents de l’UE : en plus des droits énumérés aux points (a) à (d) ci-dessus, les résidents de l’UE ont également (i) le droit de demander la suppression de leurs Renseignements personnels (droit à l’effacement); (ii) le droit de demander une limitation du Traitement de leurs Renseignements personnels (droit à la limitation du Traitement); et (iii) le droit de s’opposer au Traitement de leurs Renseignements personnels (droit d’opposition). Toutefois, compte tenu de la nature du Traitement, ces droits, ainsi que ceux décrits aux points (a) à (d) ci-dessus, peuvent être soumis à des restrictions supplémentaires, par exemple si l’exercice et l’application de ces droits sont susceptibles d’entraver sérieusement ou de rendre impossible la réalisation des objectifs de recherche. Auquel cas, la restriction est nécessaire à la réalisation de ces objectifs de recherche. Cette limitation particulière et ses conditions découlent notamment des articles 17 et 89 du RGPD.

VEUILLEZ NOTER : Le Traitement des Renseignements personnels par LeddarTech ne nécessite pas l’identification de la personne au-delà des données vidéo, graphiques et audio enregistrées. Par conséquent, l’exercice des droits énumérés ci-dessus peut nécessiter de l’information complémentaire de la part de la personne, notamment des renseignements sur le lieu et l’heure auxquels elle estime que ses Renseignements personnels ont été recueillis. Cette information complémentaire peut être nécessaire pour déterminer si les Renseignements personnels d’une personne spécifique ont été Traités et pour exercer les droits ci-dessus. Si vous ne pouvez pas fournir les renseignements requis, nous ne pourrons peut-être pas retracer vos renseignements.

Vous pouvez vous renseigner sur vos Renseignements personnels ou exercer l’un des droits ci-dessus en communiquant avec notre RPD ou en utilisant notre formulaire DSAAR. Nous répondrons généralement à toutes les demandes d’accès dans les 30 jours suivant la réception de tous les renseignements nécessaires. Dans les cas où nous ne sommes pas en mesure de fournir l’accès, ou si un délai supplémentaire est nécessaire pour répondre à une demande, nous vous en informerons par écrit.

Nous ne pouvons pas divulguer certains types de renseignements sur la base des exemptions spécifiées dans les lois applicables. Dans la mesure du possible, nous supprimerons les renseignements qui ne seront pas divulgués et vous donnerons accès aux renseignements restants. Si nous ne sommes pas en mesure de vous donner accès ou de vous divulguer des Renseignements personnels, nous vous fournirons une explication, sous réserve de restrictions.

Dans certaines circonstances, par exemple lorsque la demande est excessive ou infondée, nous pouvons vous facturer des frais administratifs pour l’accès à vos Renseignements personnels. Nous pouvons également facturer des copies supplémentaires. Nous vous informerons des frais éventuels avant de procéder à une demande.

3. Renseignements complémentaires pour les résidents de l’UE

3.1 Prise de décision automatisée

Le Traitement ne constitue pas une prise de décision automatisée dans des cas individuels ou un profilage au sens de l’article 22 du RGPD.

3.2 Base juridique du Traitement

La base juridique principale du Traitement est la « protection de l’intérêt légitime » conformément à l’article 6(1)(f) du RGPD. Nous avons un intérêt légitime à rechercher, développer et tester nos solutions de perception. Les intérêts contradictoires, les droits et libertés fondamentaux des personnes concernées ne prédominent pas, car le nom ou toute autre identification personnelle d’une personne n’est ni nécessaire ni prévu et est dans la plupart des cas impossible. Nous prenons également des mesures administratives, techniques et organisationnelles pour garantir que le Traitement par nos soins des renseignements est conforme à la législation applicable, y compris le RGPD.

4. Mise à jour et révision

Cet Avis entre en vigueur le 1^er mars 2024 et remplace toutes les versions antérieures.

LeddarTech se réserve le droit d’interpréter l’Avis à sa seule discrétion et d’y apporter les modifications qu’elle juge appropriées de temps à autre, sans préavis.

La législation relative à la protection des Renseignements personnels continuant d’évoluer, le présent Avis peut être modifié de temps à autre à notre entière discrétion, sans préavis ni responsabilité à l’égard d’autres personnes. Le Traitement de vos Renseignements personnels par nos soins sera régi par la version du présent Avis en vigueur à ce moment-là.